POLITIKA PRIVATNOSTI U CENTRU UP2DATE
1. UVOD
Centar za istraživanje, edukaciju i primjenu novih znanja UP2DATE (u daljnjem tekstu: Centar) je pravna osoba, samostalna, neprofitna, nestranačka, nevladina organizacija civilnoga društva upisana u Registar udruga Republike Hrvatske. Centar je posvećen istraživanju, edukaciji i primjeni novih znanja, stvarajući vrijednosti s ciljem pružanja kvalitetnih usluga koje promiču moderne životne stilove svojih korisnika i članova te, svjestan svoje uloge i odgovornosti u društvenoj zajednici radi poboljšanja kvalitete života, potiče samostalnost, cjeloživotno obrazovanje, primjenu novih tehnologija te aktivno zastupa i promiče prava i interese, pruža pomoć, gospodarsku, društvenu, kulturnu i ostalu afirmaciju osoba s invaliditetom, mladih, socijalno osjetljivih i marginaliziranih skupina društva. Centar, kao voditelj obrade, prikuplja i obrađuje osobne podatke fizičkih osoba koje sudjeluju u njegovom radu i s kojima stupa u kontakt radi obavljanja djelatnosti iz Statuta Centra u skladu s ovom Politikom i Općom uredbom o zaštiti podataka (SL L 119, 4. 5. 2016.)(GDPR). Izrazi koji se korise u ovoj Informaciji i imaju rodno značenje odnose se jednako na sve rodove.
2. NAČELA
Centar prikuplja i obrađuje osobne podatke zakonito, pošteno i transparentno. U ovoj Politici izričito se utvrđuje pravna osnova za obradu podataka i obvezne informacije koje Centar pruža ispitanicima u trenutku prikupljanja osobnih podataka. Centar prikuplja samo one osobne podatke koji su nužni u posebne i zakonite svrhe, izričito navedene u ovoj Politici, te ih obrađuju u skladu s tim svrhama. Centar redovito provjerava točnosti i ažurnost prikupljenih osobnih podataka, a čuva ih samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Centar obrađuje osobne podatke na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera.
3. PRAVNA OSNOVA
Centar obrađuje osobne podatke na sljedećim pravnim osnovama:
- poštovanju pravnih obveza Centra
- izvršavanju ugovora u kojem je ispitanik stranka ili poduzimanju radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora
- privoli za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha
- legitimnim interesima Centra ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete.
4. OSOBE
4.1. ČLANOVI
Centar prikuplja podatke članova o osobnom imenu, osobnom identifikacijskom broju (OIB), datumu rođenja i kontakt podataka (telefon/mobitel, e-mail adresa), izravno od člana, te ih obrađuje u svrhu ostvarivanja prava i obveza koja proizlaze iz članskog statusa ili su u vezi s članskim statusom. Obrada podataka članova nužna je radi poštivanja pravnih obveza Centra na temelju Zakona o udrugama i podzakonskih akata. Ako se ne pruže ovi podaci, osoba ne može postati član Centra .
4.2. VOLONTERI
Centar prikuplja podatke volontera o imenu i prezimenu, prebivalištu ili prijavljenom boravištu, spolu, datumu rođenja, podatke o bankovnom računu (prema potrebi) i kontakt podatke (telefon/mobitel, e-mail adresa) izravno od volontera, te ih obrađuje u svrhu ostvarivanja prava i obveza volontera i Centra kao organizatora volontiranja. Obrada osobnih podataka volontera nužna je za sklapanje i izvršavanje ugovora o volontiranju te poštovanje pravnih obveza Centra na temelju Zakona o volonterstvu i podzakonskih akata. Ako se ne pruže navedeni podaci, osoba ne može biti volonter Centra .
4.3. KORISNICI USLUGA
Centar prikuplja podatke korisnika socijalnih usluga odnosno usluga u okviru projektnih aktivnosti, izravno od korisnika ili nadležnih tijela ili trećih osobe koje sudjeluju u provedbi navedenih usluga, te ih obrađuje u svrhu korištenja navedenih usluga. Obrada podataka je nužna radi poštivanja pravnih obveza Centra na temelju Zakona o osobnoj asistenciji i/ili Zakona o socijalnoj skrbi te podzakonskih akata odnosno, ako se radi o projektnim aktivnostima, na temelju Uredbe o kriterijima, mjerilima i postupcima financiranja i ugovaranja programa i projekata od interesa za opće dobro koje provode udruge, uredbi Europske unije i ostalih propisa u vezi s financiranjem i ugovaranjem projekata. Ako se ne pruže potrebni podaci, osoba neće moći biti korisnik usluge.
4.4. SURADNICI
Centar prikuplja podatke vanjskog suradnika – fizičke osobe o imenu i prezimenu, osobnom identifikacijskom broju (OIB), adresi, podatke o bankovnom računu (prema potrebi) i kontakt podatke (telefon/mobitel, e-mail adresa) te podatke o imenu i prezimenu i kontakt podatke (telefon/mobitel, e-mail adresa) zakonskih zastupnika i predstavnika vanjskih suradnika i partnera, izravno od osobe ili suradnika ili javno dostupnih izvora (Registar udruga, Sudski registar, Obrtni registar i sl.), te ih obrađuje u svrhu sklapanja ugovora u okviru svoje djelatnosti. Obrada navedenih osobnih podataka nužna je za sklapanje i izvršavanje ugovora i poštovanje pravnih obveza Centra na temelju Zakona o obveznim odnosima te poreznih propisa i propisa o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija. Ako se ne pruže navedeni podaci, Centar neće moći sklopiti ugovor sa suradnikom.
4.5. RADNICI
Centar prikuplja i obrađuje osobne podatke radnika u skladu s posebnim internim aktom Centra. Radnik se informira o obradi osobnih podataka prilikom zapošljavanja u trenutku prikupljanja osobnih podataka.
4.6. KANDIDATI ZA ZAPOŠLJAVANJE
Centar prikuplja osobne podatke kandidata za zapošljavanje navedene u oglasu za posao (npr. životopis) i druge podatke koje dobrovoljno dostavi kandidat izravno od kandidata, te ih obrađuje u svrhu provođenja selekcijskog postupka. Obrada navedenih osobnih podataka nužna je za kako bi se poduzele radnje na zahtjev kandidata prije mogućeg sklapanja ugovora o radu. Centar može zadržati podatke u bazi životopisa u svrhu budućeg zapošljavanje, isključivo na temelju privole.
4.7. GRĐANI
Centar prikuplja podatke građana o imenu i prezimenu, kontakt podatke (telefon/mobitel, e-mail adresa) te druge podatke koja osoba sama dostavi, izravno od osobe, te ih obrađuje u svrhu kontaktiranja i odgovaranja na zahtjev ili upit. Obrada navedenih podataka je nužna radi zaštite legitimnih interesa Centra ili treće strane koji se odnose na kvalitetno obavljanje poslova u okviru svoje djelatnosti u skladu sa Statutom Centra, osim kada su jači interesi ili temeljna prava i slobode osoba koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka.
4.8. POSJETITELJI MREŽNIH STRANICA
Centar ne prikuplja podatke građana putem vlastite mrežne stranice, odnosno koristi samo tehničke (nužne) kolačiće. Ako ste mlađi od 16 godina, molimo da nam ne šaljete nikakve osobne podatke, uključujući svoje ime, adresu, broj telefona ili email adresu bez pristanka roditelja ili skrbnika. Centar putem vlastite mrežne stranice svjesno ne prikuplja osobne podatke djece mlađe od 16 godina bez pristanka roditelja ili skrbnika. U slučaju da utvrdimo da smo prikupili osobne podatke djeteta mlađeg od 16 godina, a bez privole roditelja ili skrbnika, takve podatke ćemo bez odlaganja obrisati.
5. POSEBNE KATEGORIJE PODATAKA
Obrada podataka o invaliditetu osobe i teškoćama u razvoju djeteta ako je osoba član Centra i korisnik socijalnih usluga provodi se u svrhu ostvarivanje prava i obveza korisnika i Centra koje proizlaze iz pružanja socijalnih usluga Centra korisnicima kada je to nužno za potrebe izvršavanje obveza i ostvarivanje posebnih prava Centra i radnika u području prava o socijalnoj sigurnosti i socijalnoj zaštiti u skladu sa Zakonom o osobnoj asistenciji, Zakonom o socijalnoj skrbi te podzakonskim aktima. Obrada podataka o invaliditetu osobe i teškoćama u razvoju djeteta ako je osoba član ili volonter (inkluzivni volonter) ili korisnik usluge može se provoditi i u sklopu legitimnih aktivnosti Centra ili drugog neprofitnog tijela s ciljem promicanja i zaštite prava osoba s invaliditetom ili kada je to nužno za potrebe značajnog javnog interesa na temelju prava Europske unije i pravu Republike Hrvatske, u svrhu provedbe projekata ili u svrhu provedbe socijalnih usluga kada te osobne podatke zatraže tijela koja dodjeljuju sredstava za projekte ili nadležna tijela i u mjeri u kojoj to zatraže (npr. popisi osoba s invaliditetom, potvrde/rješenja o statusu osobe s invaliditetom, nalaz, rješenje ili mišljenje, potvrde liječnika i dr.).
6. LEGITIMNI INTERESI
Centar obrađuje osobne podatke članova, volontera, korisnika usluga te suradnika – fizičkih osoba odnosno zakonskih zastupnika i predstavnika suradnika i partnera kada je to nužno radi zaštite legitimnih interesa Centra ili treće strane u svrhu provedbe projekata te u svrhu provedbe socijalnih usluga kada te osobne podatke zatraže tijela koja dodjeljuju sredstava za projekte ili nadležna tijela i u mjeri u kojoj to zatraže (npr. obrasci za prijavu projekata, popisi osoba, preslike osobnih iskaznica, izvodi iz matica, potvrde/rješenja, potpisne liste, obrasci za izvještavanje, fotografije i dr.) ili kada je to zbog drugih razloga nužno radi zaštite legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane u navedene svrhe, osim kada su jači interesi ili temeljna prava i slobode osoba koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka.
7. PRIVOLA
Centar obrađuje, na temelju privole, sljedeće podatke fizičkih osoba: − kontakt podatke (telefon/mobitel, e-mail adresa) u svrhu slanja obavijesti o projektnim i drugim aktivnostima i uslugama Centra − podatke o invaliditetu i teškoćama u razvoju djeteta u svrhu slanja obavijesti o sudjelovanja u projektnim i drugim aktivnostima i uslugama Centra za osobe s invaliditetom odnosno djecu teškoćama u razvoju − fotografije i videozapise u svrhu informiranja javnosti i podizanja svijesti o projektnim i drugim aktivnostima od interesa za opće dobro (vidljivost), ako obrada nije nužna temeljem sklopljenog ugovora s ispitanikom, propisa ili legitimnih interesa − druge podatke u posebne svrhe o kojoj je osoba prethodno informirana. Osoba ima slobodu izbora i pravo odbiti privolu bez štetnih posljedica.
8. PRIMATELJI
Centar dijeli osobne podatke sa sljedećim primateljima ili kategorijama primatelja ako je to nužno u svrhe naveden u ovoj Politici: − nadležna tijela u skladu s propisima (Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije, Ministarstvo rada, mirovinskog sustava, obitelji i socijalne politike, Grad Zagreb, Porezna uprava, Hrvatski zavod za socijalni rad i dr.) − tijela koja dodjeljuju sredstava za projekte (ministarstva, agencije, zaklade i dr.) − vanjski suradnici koji obrađuju osobne podatke u ime poslodavca – izvršitelji obrade (knjigovodstvo, informatička podrška i dr.) kada je to nužno za obradu podataka. Drugim tijelima i osobama, kao niti trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji, osobni podaci neće se otkrivati bez izričite privole. U svim slučajevima dijeljenja podataka s primateljima, Centar će poduzeti odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za zaštitu osobnih podataka ispitanika kako bi se osigurala povjerljivost i ograničenje obrade samo na ono što je nužno za ostvarenje svrhe.
9. SIGURNOST
Centar poduzima tehničke i organizacijske mjere radi postizanja sigurnosti osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja fizičkih i digitalnih podataka, a osobito zaključavanje ormara, dodjela ovlasti za pristup podacima u računalnim mapama, korištenje snažnih lozinki, vatrozida i antivirusnih programa, redovita izrada sigurnosnih kopija, informiranje/educiranje radnika i drugih osoba koje imaju pristup o zaštiti osobnih podataka, obvezivanje radnika i drugih osoba koje imaju pristup podacima na povjerljivost i druge odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere.
10. POHRANA
Osobni podaci čuvaju se do isteka roka čuvanja podataka u skladu s posebnim propisima, a ako rok nije propisan, onoliko dugo koliko je potrebno u svrhu radi koje se obrađuju ili do povlačenja privole (ako se obrađuju na temelju privole).
11. PRAVA ISPITANIKA
Član, volonter, korisnik usluge, suradnik i drugi ispitanik iz ove Politike u odnosu na svoje osobne podatke ima sljedeća prava:
- pravo na pristup
- pravo na ispravak
- pravo na brisanje
- pravo na ograničavanje obrade
- pravo na prenosivost.
Zagreb, 12. veljače 2026.
Nikola Glibo, predsjednik
